Inhaltsbereich
Langzeitspeicherung und Archivierung
Die elektronische Datenverarbeitung hat spätestens seit Beginn der 1990er Jahre Einzug in die Kommunen gehalten. Betroffen sind fast alle großen Verwaltungsbereiche wie das Ordnungswesen (z.B. Gewerbe- und Einwohnermeldewesen), die Bau-, Sozial- und Jugendverwaltung oder auch das elektronische Personenstandsregister. Durch den Einsatz elektronischer Signaturen erhalten elektronische Dokumente den gleichen Rechtscharakter wie ursprünglich manuell unterzeichnete Schriftstücke. Solche digitalen Dokumente existieren rechtskräftig nur noch in elektronischer Form. Diese Entwicklungen zwingen daher auch die Kommunen, sich verstärkt mit dem Thema fristgerechte Aufbewahrung und Vorhaltung auseinander zu setzen. Als Konsequenz formulieren die aktuellen Landesarchivgesetze auch für die Kommunen die Pflicht, alle entstehenden Unterlagen der Behörden, egal ob analog oder digital, zu bewerten, gegebenenfalls zu übernehmen und in seiner Entstehungsform zu erhalten – d.h. dauerhaft zu pflegen und in neuere Formate umzuwandeln, damit die Nachwelt die Daten auch lesen kann.
Zu unterscheiden sind in diesem Kontext die Archivierung und die Langzeitspeicherung.
Elektronische Archivierung
... ist die dauerhafte Aufbewahrung elektronischer Informationen, v.a. nach Ablauf von Löschfristen und Aufbewahrungsfristen. Eine Archivierung wird u.a. vorgenommen, um eine historische Entwicklung eines Datenbestandes zu dokumentieren oder um Entwicklungsreihen und Experimente nachvollziehen zu können.
Entsprechend dem Archivrecht müssen die Unterlagen aus der papiernen oder digitalen Registratur bei Aussonderung, also nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen, dem zuständigen Kommunalarchiv angeboten werden, das aufgrund seiner gesetzlich definierten Aufgabe die Entscheidung über die zeitlich unbefristete (Langzeit-)Archivierung oder die Vernichtung der angebotenen Unterlagen trifft. Die Archivierung ermöglicht damit die Nachnutzung von Daten, da diese nach bestimmten Regelwerken und über Jahre «lesbar» aufbewahrt werden.
Elektronische Langzeitspeicherung
... ist die datenbankgestützte, langzeitige, sichere und unveränderbare Aufbewahrung von jederzeit wieder reproduzierbaren elektronischen Objekten. Das Kernziel der digitalen Langzeitspeicherung ist es also, die immer größer werdenden Datenmengen dauerhaft, verfügbar und vor allem revisionssicher aufzubewahren.
Dabei ist auch für Kommunen das Langzeitarchivieren von Unterlagen aus mehreren Gründen unverzichtbar. Zum einen erfordern gesetzliche Vorgaben wie das Handelsgesetzbuch, die Abgabenordnung (AO) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), dass Geschäftsdaten bis zu zehn Jahre lang aufbewahrt und anderen Behörden, etwa dem Finanzamt, bei Bedarf umgehend und in einem maschinenlesbaren Format zur Verfügung gestellt werden. Zum Anderen ist die Beweissicherung von wachsender Bedeutung, beispielsweise im Rahmen eines Prozesses. Dann muss eine Kommune ggf. auch noch nach Jahren die Originalunterlagen vorlegen können. Damit ein archiviertes elektronisches Dokument als Beweismittel zugelassen wird, ist es allerdings erforderlich, kryptografisch signierte Dokumente in ihrem Beweiswert zu sichern und sie nötigenfalls zusammen mit den Metadaten, Signaturen und Beweissicherungen zu exportieren.
Für beide Varianten bietet der Zweckverband Lösung an. Bei Interesse sprechen Sie uns gern an.