Inhaltsbereich
eRechnung
Deutsche Kommunen könnten schon jetzt jährlich immense Einsparungen erzielen, wenn sie von der papierbasierten auf die elektronische Rechnung umsteigen.
© Deutscher LandkreistagDie EU-Richtlinie 2014/55/EU (Europäische Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen) verpflichtet die öffentlichen Verwaltungen der Mitgliedstaaten, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Eine elektronische Rechnung im Sinne dieser Richtlinie ist dabei eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übertragen und empfangen wird. In Papierform eingegangene und in elektronische Formate umgewandelte Rechnungen fallen demgemäß ebenso wenig unter die Definition der elektronischen Rechnung wie eine Bilddatei oder ein reines PDF. Die Richtlinie enthält dabei auch eine Verpflichtung der Verwaltung, ausreichende organisatorische Maßnahmen zu treffen, damit das zu definierende Rechnungsdatenformat insbesondere auch kleinen und mittleren Unternehmen ohne unzumutbare Aufwände jederzeit zu Verfügung gestellt werden kann.
Als nationale Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU trat im Mai 2017 zunächst der neue § 4a des E-Government-Gesetzes des Bundes in Kraft, der die Bundesregierung ermächtigt, Vorgaben über die Ausgestaltung elektronischer Rechnungen durch Rechtsverordnung zu erlassen. Davon machte sie mit dem E-Rechnungsgesetz und der E-Rechnungsverordnung (ERechV) Gebrauch, die bereits im November 2018 für alle Bundesministerien und Verfassungsorgane in Kraft getreten ist und ab damit für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggebern anzuwenden ist. Für die Länder und Kommunen galt demgemäß ursprünglich eine Frist zur Umsetzung bis zum 27.11.2019, sofern die europäische Norm für die elektronische Rechnungslegung bis zum 27.05.2017 bekanntgegeben werde. Da dies nicht pünktlich erfolgt ist, verschob sich die Frist zur Umsetzung der EU-Richtlinie bei öffentlichen Aufträgen mit Beteiligung von Ländern und Kommunen laut Amtsblatt der EU mittlerweile auf den 18.04.2020. Bis dahin muss die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung dann auch für alle öffentlichen Auftraggeber in Mecklenburg-Vorpommern abgeschlossen sein, sprich die Verwaltung ist verpflichtet, elektronische Rechnungen anzunehmen und weiter zu verarbeiten. Aufgrund der föderalen Struktur der Bunderepublik sind die Länder dazu verpflichtet, die EU-Richtlinie durch eigene Landesgesetze und -verordnungen in nationales Recht umzusetzen. Das Land Mecklenburg-Vorpommern plant in Orientierung an den Bund die landesrechtliche Umsetzung der eRechnungsrichtlinie. Genauere Informationen dazu liegen uns derzeit nicht vor. Gern halten wir Sie weiter auf dem Laufenden.
Die Pflicht zur Übermittlung von Rechnungen in elektronischer Form tritt ein Jahr später für alle Behörden des Bundes, ab 27.11.2020, in Kraft.
Hinweis für privatwirtschaftliche Unternehmen: Bitte schreiben Sie uns eine Mail an business-service@ego-mv.de, sofern Sie Unterstützung bezüglich der Umwandlung in PDF/A-3 oder XRechnung benötigen. Wir stellen für Sie gerne den Kontakt zu einem Dienstleister her.
Rechnungen ab einer Höhe von 1.000 EUR müssen zukünftig in elektronischer Form an öffentliche Auftraggeber übermittelt werden. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU definiert dabei eine elektronische Rechnung als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Hierbei muss das Format die Verarbeitung auf automatischem und elektronischem Wege ermöglichen. Im Fokus steht hier das Format XRechnung.
Anzunehmen ist, dass gerade kleine Unternehmen das Format nicht bedienen können. Eine alternative Möglichkeit besteht folglich darin, dass alle möglichen Formate (XML, OCR, PDF, PDF-A, ZUGFeRD, Papierformat) von eingehenden Rechnungen durch einen externen zentralen Dienstleister im Zielformat des Rechnungsempfängers konvertiert werden. Verschiedene Anbieter, darunter auch die Bundesdruckerei, bieten hier Lösungen an. Der Zweckverband ist aktuell dabei, den Abschluss eines Rahmenvertrages vorzubereiten, vorausgesetzt der entsprechende Bedarf in den Mitgliedsverwaltungen ist vorhanden.