© pixabay.comDie Nutzung des Zusatzes auf dem Stempel wird damit begründet, dass der Bürger animiert werden soll, die Post schnellstmöglich zu öffnen. Auch die organisatorische Abwicklung von Postrückläufern wird als Grund genannt. Es kommt immer wieder vor, dass die Adressen der Bürger nicht korrekt sind und die Post an das Amt zurückgeschickt wird. Damit die Poststelle die sensible Post nicht direkt öffnet, werden die Zusätze auf dem Absenderstempel verwendet.
Der Landesdatenschutzbeauftragte M-V (LfDI M-V) bewertet – in Abkehr von seiner früheren Auffassung – die Verwendung von Absenderstempeln als eine Vertraulichkeitsverletzung i.S.v. Art. 5 Abs.1 lit. f) DSGVO. Es kann immer wieder vorkommen, dass der Brief von anderen Bürgern gesehen wird. Ohne den Brief öffnen zu müssen, kann dieser Rückschlüsse auf den Inhalt ziehen. Der LfDI M-V wird deshalb in Kürze eine Verwaltung anweisen (Art. 58 Abs. 2 lit. d) DSGVO) künftig die Nutzung solcher Absenderstempel zu unterlassen.
Aus diesem Grund: Bitte überdenken Sie die Verwendung von Absenderstempeln auf Ihren Briefumschlägen. Der Bürger ist verpflichtet, regelmäßig seine Post zu öffnen und Sie können auch mit anderen Methoden gut den Briefrücklauf gewährleisten. Beispielsweise können Sie Ihre einzelnen Fachbereiche nummerieren und diese Nummern als pseudonyme Absenderinformationen auf den Briefumschlag stempeln oder im Brief-Sichtfenster erkennen lassen.