eGo-MV

Mit Inkrafttreten des E-Government Gesetzes und der damit verbundenen Pflicht zur Umsetzung der E-Akte bis 2020 ist die Nutzung von DMS in den Verwaltungen unumgänglich geworden.

Der Zweckverband begleitet die Verwaltungen bei der Einführung eines DMS. Das von uns empfohlene DMS System ist das „CC DMS“ der Firma CC e-gov GmbH aus Hamburg. Unsere Mitglieder erhalten die Lizenz kostenfrei und schließen einen Pflegevertrag mit der Firma CC e-gov GmbH.

Die Umsetzung des DMS-Projektes umfasst nicht nur die Installation des Programms und die Schulung der Mitarbeiter, sondern zuvor sind einige organisatorische Entscheidungen zu treffen. Dazu gehört vor allem die erforderliche Struktur zu erarbeiten, die individuell für jede Verwaltung erstellt wird. Im Moment befinden sich die meisten Verwaltungen in dieser Phase des Projekts, da sie sehr zeitintensiv ist und hier nicht nur eine Ablagestruktur aufgebaut wird, sondern dies auch ein Umdenken in den Arbeitsabläufen der Mitarbeiter mit sich bringt und diese effizienter gestaltet werden. Außerdem gibt es hier keine „Vorlage“ die für alle Verwaltungen passt, sondern es wird in mehreren Gesprächsterminen zwischen Kommune und Zweckverband erarbeitet, besprochen und weiterentwickelt.
Ein weiterer wichtiger Meilenstein ist die Umsetzung des Posteingangs. Die eingehende Post wird eingescannt und über elektronische Postfächer an die Mitarbeiter verteilt. Zum besseren Verständnis des Scanprozesses und insbesondere auch zur Einstufung der einzelnen einzuscannenden Dokumente bietet die KGST seit einiger Zeit einen Praxisleitfaden Ersetzendes Scannen mit einer Schutzbedarfsanalyse zum Ersetzenden Scannen an.
Ebenso können weitere individuell gestaltbarer Workflows eingerichtet werden, wie beispielweise der elektronische Rechnungseingang oder das Vertragsmanagement.

Unterstützung bei der Einführung des DMS durch den Zweckverband

Das Angebot zur Einführung eines DMS in den Kommunalverwaltungen umfasst folgende Leistungen:

• Projektberatung
• Erstellung und Betreuung des Projektplanes
• Beratung zur Ablagestruktur
• Installation des CC DMS Systems, inkl. Clientinstallation
• Import der Ablagestruktur
• Einrichtung des Rechte- & Rollenkonzeptes
• Einrichtung des Posteingangs- & Postverteilungsworkflows
• Schulung der Anwendergruppen
• Erstellung von kundenspezifischen Formularen
• Konfiguration von Briefkopfvorlagen
• Konfiguration / Einrichtung von Schnittstellen zu Fachverfahren

Je nach Art und Umfang der Dienstleistung, erbringt der eGo-MV diese selbst, oder diese Dienstleistungen werden durch die Firma CC e-gov GmbH erbracht.