ALLRIS Ratsinformationssystem

Ratsinformationssysteme erhöhen die Effizienz von Arbeitsabläufen in den Verwaltungen, indem sie umfassende Informationen und sämtliche relevante Dokumente, die für den Sitzungsdienst erforderlich sind, elektronisch zur Verfügung stellen. Beispielsweise erfolgt so die digitale Übermittlung von Einladungen und Sitzungsdokumenten an die Gremienmitglieder. Zudem schaffen diese Systeme mehr Transparenz über die kommunalpolitische Arbeit, da ein Zugriff auch online möglich ist.

Mit ALLRIS wird der gesamte interne Sitzungsdienst effizient organisiert. Der Kernbereich mit der kompletten Terminplanung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen wird dabei ebenso unterstützt wie die Erstellung von Vorlagen und deren Einbringung in den Beratungsgang. Alle Unterlagen können als elektronische Dokumente vorgehalten werden, notwendige Mitzeichnungen und Freigaben erfolgen dann workflowbasiert. ALLRIS fügt sich dabei nahtlos in die vorhandene Büroumgebung ein.

Sämtliche sitzungsrelevanten Informationen sind über die Volltextsuche auffindbar – natürlich stets im Rahmen der jeweiligen Zugriffsrechte des angemeldeten Nutzers. ALLRIS unterstützt den Import von Bestandsdokumenten mit einer leicht handhabbaren Importschnittstelle. So steht mit dem Einsatz von ALLRIS ein recherchierbares Sitzungsarchiv zur Verfügung, welches in der Praxis oft mehrere Sitzungsperioden in die Vergangenheit reicht und sofort zu einer erheblichen Verbesserung der Arbeitsbedingungen für alle Beteiligten führt.


Terminverwaltung und Wiedervorlagefunktionen unterstützen bei der zeitgerechten Erledigung anstehender Aufgaben. Die vollständige Abrechnung von Sitzungsgeldern und Entschädigungen ist inbegriffen, einschließlich individueller Druckausgaben und Übergabe der Buchungsdaten an das jeweilige Finanzverfahren. Mit der integrierten Beschlussverfolgung unterstützt ALLRIS die Verwaltung bei der Umsetzung von Beschlüssen und fungiert zugleich als besonders leistungsfähiges Führungsinformationssystem. Webbasierte politische Informationssysteme sind mittlerweile unentbehrliche Grundlage für die Gremienarbeit und tragen zunehmend zur Transparenz kommunalpolitischer Entscheidungsfindung bei. Mit dem Bürgerinformationssystem (BI) und dem Ratsinformationssystem (RI) stellt ALLRIS für beide Bereiche individuell anpassbare Websites bereit.

Unterstützung durch den Zweckverband

Der Zweckverband realisiert diese Projekte von der Installation über die Schulung bis hin zum laufenden Support.

 

Als Ansprechpartner steht Herr Voß zur Verfügung.

ALLRIS 4 angekündigt

Im kommenden Jahr wird ein vollständig webbasiertes ALLRIS, das ALLRIS 4, zur Verfügung stehen. Dieses bietet viele neue Funktionen und eine komfortablere Bedienung, was sicherlich weitere Mitglieder in der Entscheidung für ALLRIS bestärkt.
Durch den zentralen Betrieb von ALLRIS 4 entfällt der Aufwand für Server-, Datenbank- und Programmpflege in Ihrer Verwaltung.
Zudem kann ALLRIS 4 schnell und unkompliziert allen Sachbearbeitern/-innen und Sitzungsteilnehmern/-innen zur Verfügung gestellt und an die jeweiligen Bedürfnisse angepasst werden. Bei einem Umstieg von ALLRIS 3 auf ALLRIS 4 werden die Daten aus dem Altsystem übernommen und stehen im ALLRIS 4 zur Verfügung.

Wir stellen Ihnen gern Informationsmaterial über ALLRIS 4 zur Verfügung.

Rahmenvertrag ALLRIS

Auf der Grundlage eines Vergabeverfahrens zur Beschaffung eines Rahmenvertrages hatte der Zweckverband am 27.09.2009 einen Rahmenvertrag mit der Firma CC e-gov GmbH zum Ratsinformationssystem ALLRIS geschlossen. Dieser Vertrag hatte zunächst eine Laufzeit bis zum 31.12.2010 und wurde einmalig bis zum 31.12.2011 verlängert. Diese Rahmenvereinbarung ermöglichte es den Mitgliedern ein Ratsinformationssystem zu günstigen Konditionen und unkompliziert zu beschaffen.

Die Modernisierung der Verwaltungsarbeit mit ALLRIS umfasst drei Bereiche:

  • Die Verwaltung organisiert den Sitzungsdienst im Amtsinformationssystem.
  • Für die Gremienarbeit ist das Ratsinformationssystem die zeitgemäße Arbeitsplattform.
  • Transparente politische Arbeit und frühzeitige Einbindung der Bürger in Entscheidungsprozesse ermöglicht das Bürgerinformationssystem.

 

In den vergangenen Jahren hat sich ALLRIS nunmehr als führendes Ratsinformationssystem in M-V etabliert. Während der Laufzeit des Vertrages und auch danach hat sich die Zusammenarbeit zwischen der  CC e-gov GmbH und dem ZV sehr erfolgreich entwickelt, so dass der ZV heute ein größeres und umfangreicheres Leistungskontingent im Bereich ALLRIS erbringt. Sowohl im Support als auch bei der Erbringung von Dienstleistungen zur Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung des Systems ALLRIS und zur erstmaligen Einführung der Software  nutzen zahlreiche Verwaltungen die angebotenen Dienstleistungen des Zweckverbandes.


Dieser Entwicklung Rechnung tragend wurde nun mit dem Abschluss einer Rahmenvereinbarung die Zusammenarbeit mit der Firma CC e-gov GmbH auf verbindlicher Grundlage weitergeführt bzw. vertraglich geregelt. Damit wird den Mitgliedern erneut die Möglichkeit geschaffen, Leistungen aus einem Rahmenvertrag „Ratsinformationssystem“ zu beziehen. Der Verband ist damit zudem einem vielfach geäußerten Wunsch aus den Reihen der Mitglieder nachgekommen. Ziel der Vereinbarung ist die vollständige Übernahme aller Serviceleistungen (Support und Dienstleistung) für die ALLRIS-Nutzer durch den Zweckverband und die Überleitung der Vertragsbeziehungen der Mitglieder von der Firma CC e-gov GmbH auf den Zweckverband.