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Aufbau eines landesweiten Kita-Portals

Das Ziel des Projekts ist der Aufbau einer webbasierten Plattform als Teil eines Kita-Portals oder als autarke Anwendung zur einfachen elektronischen Abwicklung der Verwaltungsvorgänge im Bereich der Förderung der Kinder in Kindertageseinrichtungen und Kindertagespflege. Von der Anmeldung der Kinder in der Kindereinrichtung durch die Personensorgeberechtigten bis zur Planung eines bedarfsgerechten Angebots durch die örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe anhand der dann aktuell zur Verfügung stehenden Daten, einschließlich Unterstützungen bei Berechnung und Übernahme der Elternbeiträge, soll ein medienbruchfreier Ablauf des Verfahrens zwischen Eltern, örtlichem Träger der öffentlichen Jugendhilfe, Träger und Leitung der Kinderbetreuungseinrichtungen (einschließlich Kindertagespflege) abbilden.

 

Bei Fragen zu diesem Thema wenden Sie sich bitte an die Geschäftsstelle des Verbandes (Tel.: 0385/773347-0).

Erweiterung zur Kita-Kostenabrechnung

Ein Programmpunkt im gegenwärtig laufenden Projekt „Kita 2“, welches der Zweckverband gemeinsam mit einigen Kommunen aus M-V durchführt, ist die Entwicklung eines Verfahrens zur effektiven und einfachen Abrechnung der Aufwände und Beiträge für die Kinderbetreuung in Einrichtungen durch Kommunen. Immer wieder ist der Verband daraufhin angesprochen worden, ob es nicht möglich ist im Rahmen der Arbeit im Bereich Kita-Portal – MV auch solche Fragen mit zu behandeln. Die Voruntersuchungen dazu haben gezeigt, dass der in den Amts- bzw. Stadt- oder Gemeindeverwaltungen betriebene Aufwand dazu nicht unerheblich ist und viel Zeit und Ressourcen bindet. Zudem sind die dazu geltenden Regelungen (Landes-, Kreis- und Gemeindeebene) und die zu beachtenden individuellen Einrichtungs- und Gemeindesätze unübersichtlich und unterliegen einer häufigen Änderung, der Kontrollaufwand ist nicht unerheblich und die oftmals erforderlichen Korrekturen und Nachbearbeitungen erschweren die Sache zusätzlich. Dies wird oft unterschätzt und erschwert es den zuständigen Mitarbeitern in den Verwaltungen zeitnah und fristgerecht die Abrechnungen vorzunehmen.

 

Nach einem guten halben Jahr Entwicklungs- und Bearbeitungsaufwand wurde nun bei der Beratung der Projektgruppe „Kita 2“ im Mai das erste Mal konkret ein auf dem Kitaverfahren MV basierendes Verfahren zur Kostenabrechnung für Kommunen vorgestellt. Bestandteile des Verfahrens sind:

  • Aufbau einer Kindervertrags - Bestandsdatenbank
  • Vertragsverwaltung für gemeindeeigene, auswärtig betreute Kinder, einschließlich Berechnung und Abrechnung
  • Vertragsverwaltung für auswärtige Kinder, die gemeindeintern betreut werden, einschließlich Berechnung und Abrechnung
  • Verwaltung von Rechtsansprüchen und Rabatten in den jeweiligen Kind-Akten
  • Berechnung der Kosten- und Gemeindeanteile auf Knopfdruck
  • Anbindung an die Einwohnermeldeamtsdatenbank
  • Inklusive Einzelprüfung der Stammdatensätze auf Knopfdruck
  • Automatische nächtliche Gesamtprüfungsläufe
  • Postfachnachrichten zu nicht erfolgreichen Prüfungsergebnisse
  • Komfortable Korrekturmöglichkeit der Stammdatensätze
  • Wartelistenmanagement, Bedarfsplanung, Auswertungen und Statistiken

Nachdem nun, auf der Basis der gemeinsam diskutierten und vorgeschlagenen Anpassungen, das Verfahren abschließend bearbeitet wird, soll es bis zum 4. Quartal fertiggestellt sein und in den Testverwaltungen Amt Zarrentin und Amt Lützow-Lübstorf erprobt werden. Das Verfahren steht dann voraussichtlich ab 2018 allen interessierten Kommunen in M-V zur Verfügung.

Einführung des Kita-Portals in weiteren Kommunen

Nachdem in der zweiten Jahreshälfte 2014 der Kita-Planer 2 zunächst in der Hansestadt Rostock an den Start ging und starkes Interesse bei den Eltern wecken konnte, war es Mitte 2015 auch in Schwerin endlich soweit. Auch in der Landeshauptstadt wurde nach Bekanntgabe, dass Kinder nun online für einen Kitaplatz beworben werden können, das Interesse der Eltern geweckt, was sich deutlich in den Zahlen der Online-Anmeldungen wiederspiegelte. Seit dem Einsatz des Kita-Planers wurden in Rostock und Schwerin über 2.500 Kinder über das Elternportal für ein Kitaplatz angemeldet.

Ende 2015 ging der Kita-Planer 2 schließlich auch im Landkreis Vorpommern-Greifswald, als ersten Landkreis, online. Auch hier stieß die Lösung auf großes Interesse auf Seiten der Eltern.

Aber nicht nur Eltern haben einen großen Vorteil durch den Kitaplaner, auch Kitas, Träger und die Kommune bekommen eine wertvolle Anwendung an die Hand. Mit nur wenigen Handgriffen ist die Anwendung auf dem PC installiert und sofort einsatzbereit. Auf Knopfdruck können Listen erstellt und Eltern über den Stand ihrer Bewerbung in Kenntnis gesetzt werden. Für die Übergabe der Daten an andere Fachverfahren wurden im Projekt Schnittstellen entwickelt (KEV), die eine reibungslose Einbindung ermöglichen und den Datenbestand stets aktuell halten.

Kita-Portal in der Hansestadt Rostock erfolgreich in Betreib gegangen

Seit dem 1. September 2014 ist Kita-Verwaltung-Online in der Hansestadt Rostock jetzt im Echtbetrieb. Das Interesse der Eltern ist höher, als erwartet. Mit Stand 14.10.2014, also nach relativ kurzer Zeit, sind schon 1060 Kinder über das Portal bei den Kitas in Rostock gemeldet worden. 620 Mal haben Eltern einen Account auf dem Portal angelegt und nutzen damit die kompletten Angebote des neuen Services der Hansestadt Rostock. Etwa 30 bis 50 Mal am Tag wird der Onlinedienste durch Interessierte und Nutzer angewählt und die ersten Anträge an das Jugendamt der Stadt sind online gestellt worden.
Diese Ergebnisse sind außerordentlich erfreulich für alle Beteiligten am Projekt "Kita-Verwaltung-Online für M-V" des Zweckverbandes und Ansporn und Motivation für die andern Verwaltungen jetzt die Anstrengungen zu erhöhen und kurzfristig mit eigenen Angeboten nachzuziehen.

Startschuss für Kita-Online in der Hansestadt Rostock

Der eGo-MV bietet den Kommunalverwaltungen in Mecklenburg-Vorpommern eine landesweit einheitliche Lösung zur Vergabe und Verwaltung von Kita-Plätzen. Das Projekt Kita-Verwaltung - Online wird entwickelt, um den Aufwand beim Vergeben und Verwalten von Kita-Plätzen für Familien, Kitas und Kommunen zu senken.

Mittlerweile stehen die ersten Verwaltungen in M-V kurz vor der Einführung dieses Systems, das auf der Software Kita-Planer 2 der Firma tolina basiert. Einer der ersten Nutzer in Mecklenburg-Vorpommern ist die Stadt Rostock.

Derzeit laufen Tests mit großen und kleinen Trägern von Kindereinrichtungen sowie einer Elterninitiative in der Hansestadt, um möglichst alle relevanten Anforderungen in der Praxis zu testen. Dabei gehen die Verantwortlichen in Rostock sehr gründlich vor und lassen sich bewusst Zeit, um sicher zu stellen, dass das System reibungslos funktioniert.
      
Große Arbeitserleichterungen versprechen sich die Rostocker auch durch die Schnittstelle zum Fachverfahren KEV, mit dem die Finanzierung der Betreuungsplätze sichergestellt wird. Der elektronische Datenaustausch bringt deutliche Zeiteinsparungen und verringert manuelle Fehleingaben.
Auch auf die Verbindung zu  anderen in M-V eingesetzten Fachverfahren  wird im Rahmen des laufenden Projektes Wert gelegt, da dadurch der Nutzen für die jeweilige Verwaltung durch den Einsatz des Kita-Online-Verfahrens erheblich gesteigert wird.

Kita-Portal in der Umsetzung

Auf der Grundlage der Festlegungen in der Projektarbeitsgruppe wurde am 06.11.2012 mit der Durchführung einer öffentlichen Ausschreibung „Realisierung einer Portallösung im Projekt Kita-Online“ begonnen. Am Verfahren haben sich 19 Unternehmen beteiligt. Nach Bewertung der Angebote und Durchführung von Bietergesprächen wurde auf der Basis der anzuwendenden Kriterien das Angebot der Firma tolina GmbH Berlin als wirtschaftlichstes Angebot ermittelt.

 

Nach der Zuschlagserteilung wird nun eine Individualsoftware Kita-Online als Web-Verfahren nach dem im Auftrag der Projektarbeitsgruppe erstellten Fachkonzept erstellt. Demnach soll das System aus folgenden wesentlichen Teilbausteine bestehen:
a. Elternportal,
b. Einrichtungsportal,
c. Verwaltungsportal

Ziel ist die umfassende elektronische Abbildung aller Vorgänge um die Kindertagesförderung. Nach einer erfolgreich hergestellten Betriebsbereitschaft, voraussichtlich zum Juni 2013, sollen Einführungsworkshops in den Verwaltungen stattfinden. Über den Fortgang des Projektes werden wir Sie weiter informieren.

Neues Förderprojekt „rund um die Kinderbetreuung“ beantragt

Von der internetunterstützten Suche nach einer geeigneten Betreuungseinrichtung und einem freien Betreuungsplatz bis hin zur Abwicklung sämtlicher Formalitäten zwischen Eltern, Kindereinrichtung und Örtlichem Träger der Öffentlichen Jugendhilfe soll das komplette Umfeld der Kinderbetreuung in Mecklenburg-Vorpommern  webbasiert und medienbruchfrei abgebildet werden. Dabei wird auf bereits vorhandene Komponenten und Lösungen aufgesetzt und diese auf die Bedingungen in unserem Bundesland angepasst, ergänzt und erweitert.
Wesentlich sind jedoch die bisher noch nicht bearbeiteten und umgesetzten Verfahrensbestandteile, die das Ganze erst vollständig und tatsächlich komplett webbasiert für Eltern, Kita oder Tagesmutti und Verwaltung machen.
Ziel des Projektes ist außerdem eine landesweit einheitliche Lösung zu entwickeln und anzubieten, die es insbesondere den Eltern ermöglicht sich ohne große Umstellung in Mecklenburg-Vorpommern zu informieren und zu orientieren und die an Gebietsgrenzen nicht Halt macht. Insbesondere dieser landesweite Ansatz des Vorhabens hat aber einige Verzögerung in der Vorbereitungsphase gebracht, denn auch dabei würden die Projektbeteiligten gern vorhandene Komponenten nutzen, was sich jedoch als nicht ganz so einfach herausgestellt hatte. Doch diese Hemmnisse sind zunächst überwunden. Zu den übrigen Zielen gab es schnell Einigung und so hoffen die Projektpartner jetzt auf schnelle Bearbeitung des Antrags durch die zuständigen Behörden. Zu den Verwaltungen, die das Projekt mit vorbereitet haben zählen

  • die Hansestadt Rostock,
  • die Landeshauptstadt Schwerin,
  • die Universitäts- und Hansestadt Greifswald,
  • die Stadt Ludwigslust und
  • die Landkreise Ludwigslust, Nordwestmecklenburg und Nordvorpommern.

Unterstützt hat die Vorbereitung, insbesondere im technischen Teil,die T-Systems-GmbH.

Das Projektvorhaben wurde vom Innenministerium Mecklenburg-Vorpommern bereits positiv votiert.