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Verbesserung der Servicequalität in den Kommunalverwaltungen

Mit dem Projekt wird das  Ziel verfolgt die Anzahl der Dienstleistungen in den Frontoffices (Bürgerbüros) der Kommunalverwaltungen zu steigern und die Palette der Verwaltungsdienstleistungen insgesamt breiter zu gestalten. Damit wird erreicht, dass die Bürger zunehmend Dienstleistungen an einem Ort (Frontoffice), aus einer Hand erhalten.
Dies bedingt jedoch, dass die Mitarbeiter in den Frontoffices über die erforderlichen Fachinformationen und Zugriffe verfügen, die in den Fachverfahren enthalten sind. In den Frontoffices sind kaum Fachverfahren an den Arbeitsplätzen verfügbar. Dieses Problem soll durch das Zusammenwirken von Fachverfahren und Dokumentenmanagementsystemen gelöst werden. Durch Entwicklung geeigneter Schnittstellen ist es möglich, dass Fachinformationen dem DMS übergeben werden und die Mitarbeiter in den Frontoffices darauf zugreifen können.

Daneben wird die Basiskomponente des Landes Mecklenburg-Vorpommern, der Governikus Signer in das DMS integriert und das DMS um die Funktion „integrierte elektronische Signatur“ erweitert.


Das Projekt wird durch eine Kooperationsgemeinschaft zwischen dem Zweckverband „Elektronische Verwaltung in Mecklenburg-Vorpommern“, Kommunalverwaltungen und IT-Unternehmen umgesetzt. Der Zweckverband koordiniert dieses Projekt.

 

Bei Fragen zum beleglosen Anordnungswesen wenden Sie sich bitte an Herrn Anders (Tel. 0385/773347-12).

Das beleglose Anordnungswesen in Zarrentin erfolgreich im Echtbetrieb gestartet!

Nach mehr als einem Jahr intensiver und engagierter Arbeit der Mitarbeiter des Amtes Zarrentin, der Firma C.I.P. Gesellschaft für Kommunale EDV-Lösungen mbH und der Firma CCe-gov GmbH konnte im Dezember 2012 die Abnahme des Workflows zwischen dem Finanzfachverfahren und dem Dokumentenmanagementsystem erfolgen.


Nunmehr wird der elektronische Rechnungseingang im Amt Zarrentin realisiert. Über Workflow-Funktionalitäten werden alle erforderlichen Mitarbeiter bzw. Abteilungen einbezogen. Dieser Workflow beginnt mit dem Scannen der Eingangsrechnungen, der Prüfung und Zeichnung der sachlichen und rechnerischen Richtigzeichnung bis hin zur Anordnung für die Zahlbarmachung des Rechnungsbetrages. Die entsprechenden Dokumente wie Rechnungen und Anordnungen befinden sich nach einer, durch die Verwaltung vorgegebenen Struktur, im Dokumentenmanagementsystem.
Der Vorteil ist, dass neben der Einsparung von Papier für jedermann die entsprechenden Informationen sofort verfügbar sind. Es wurde damit auch ein schnellerer Rechnungsdurchlauf bis hin zur Zahlbarmachung des Rechnungsbetrages erreicht.
Die Umsetzung dieser Lösungen zeigt, dass neben dem Workflow und der schnelleren Bearbeitung, auch die Verfügbarkeit von Informationen an einer Vielzahl von Arbeitsplätzen deutlich verbessert werden konnte.

Erster Prototyp zum beleglosen Anordnungsverfahren

In einer Projektberatung am 20. April 2011 wurde den Pilotverwaltungen des Projektes ein erster Prototyp mit integriertem Workflow für das beleglose Anordnungswesen vorgestellt.

Die Projektpartner CC e-gov GmbH aus Hamburg und C.I.P. Gesellschaft für Kommunale EDV-Lösungen mbH aus Erfurt demonstrierten anhand des gefertigten Prototypen den Workflow vom Posteingang der Rechnung bis zur Zahlbarmachung durch die Kasse.

 

Anlässlich des Mitglieder- und Partnertages des Zweckverbandes am 22.06.2011 wird der Prototyp den Gästen gemeinsam durch CC e-gov und CIP vorgestellt. Danach soll dann bei den Pilotverwaltungen in einem Testbereich mit dem Prototypen gearbeitet und somit die Systeme bzw. der Workflow auf einen funktionierenden Prozess und das Zusammenwirken beider Verfahren getestet werden.